Skargi i wnioski

Tryb rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Gryficach reguluje Zarządzenie Nr 559/2025 Burmistrza Gryfic z dnia 22 października 2025 r. w sprawie ustalenia Procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Gryficach.

1. Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Gryficach, zwanym dalej Urzędem, odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
2. Skargi i wnioski są załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od daty ich wpływu do Urzędu.
3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia skargi lub wniosku.
4. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w pkt. 2 i pkt. 3 właściwy pracownik zawiadamia o tym skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
5. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierzone jest pracownikowi ds. archiwum oraz pracownikowi ds. obsługi rady. 
6. Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad rejestracją skarg i wniosków oraz prawidłowością i terminowością ich załatwiania.
7. W sprawach skarg i wniosków przyjmują:
1) Burmistrz - w każdy czwartek od godz. 08:00 do 10:00 i od 15:00 do 16:00;
2) Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy, kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pozostali pracownicy od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu;
3) Przewodniczący Rady Miejskiej w Gryficach - w każdy czwartek od godz. 14:30 do 16:00.
8. W przypadku nieobecności Burmistrza, skargi i wnioski przyjmuje Zastępca Burmistrza lub Sekretarz Gminy.
9. Informację o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków, podaje się do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Gminy Gryfice, w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu oraz w widocznym miejscu we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy.
10. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
11. W przypadku wniesienia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę/wniosek i przyjmujący zgłoszenie.
12. Skargi i wnioski podlegają zarejestrowaniu w rejestrze skarg i wniosków.
13. Wydział Ogólno-Administracyjny i Urząd Stanu Cywilnego prowadzi odrębny rejestr skarg i wniosków dla spraw kierowanych do Burmistrza, natomiast Biuro Rady Miejskiej prowadzi odrębny rejestr skarg i wniosków dla spraw kierowanych do Rady Miejskiej w Gryficach.
14. Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów Gminy oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.
15. Skargi i wnioski rozpatrywane przez Burmistrza, po zarejestrowaniu w rejestrze, przekazywane są pracownikom właściwym ze względu na zakres rozpatrywanych spraw, celem opracowania projektu odpowiedzi.
16. Kwalifikowanie spraw kierowanych do Burmistrza jako skargi lub wniosku dokonuje Burmistrz,  Zastępca Burmistrza lub Sekretarz Gminy.
17. Pracownicy załatwiający sprawę przekazują do akt sprawy stanowisko oraz dbają o terminowość załatwienia sprawy i kompletność akt sprawy.
18. Skargi i wnioski rozpatrywane przez Radę Miejską w Gryficach, po zarejestrowaniu w rejestrze, przekazywane są do Komisji Skarg, Wniosków i Petycji i rozpatrywane są zgodnie z zasadami określonymi w przepisach wymienionych w pkt. 2 oraz w Statucie Gminy Gryfice.
19. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w Urzędzie.

Data aktualizacji: 23.10.2025 r.