Do zadań Wydziału Ogólno-Administracyjnego należy:
1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcom Burmistrza, Sekretarzowi i Skarbnikowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
- prowadzenie centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
- prowadzenie centralnego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,
- prenumerata czasopism,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów,
2. Administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu.
3. Nadzór nad realizacją zadań związanych z ochroną przeciwpożarową budynku Urzędu.
4. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
- organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
- zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników.
5. Zadania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6. W zakresie profilaktyki przeciwalkoholowej i zdrowotnej prowadzenie spraw związanych z:
- wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniem alkoholizmowi,
- zwalczaniem chorób zakaźnych,
- współpraca z różnymi instytucjami w zakresie ochrony zdrowia,
- realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii,
- organizowanie kolonii, na których będzie realizowany program profilaktyki dla dzieci zagrożonych patologią.
7. W zakresie spraw obywatelskich prowadzenie w szczególności:
- prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności,
- prowadzenie spraw związanych z obsługą dowodów osobistych,
- sporządzanie spisów wyborców oraz aktualizacja rejestrów wyborców,
- przechowywanie dokumentacji /kopert/ dowodowych oraz korespondencja w tym zakresie,
- aktualizacja danych osobowych w systemie,
- przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora.
8. W zakresie działalności gospodarczej prowadzenie spraw związanych z:
- ewidencją przedsiębiorców w zakresie centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
- ewidencją obiektów świadczących usługi hotelarskie, obiektu nie będącego obiektem hotelarskim,
- rejestrem i zezwoleniami na działalność (transport, taksówki, handel, handel alkoholami, żłobki i kluby dziecięce),
- określaniem cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego,
- targami i targowiskami.
9. Zarządzanie transportem własnym Urzędu, oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji z tym związanej.
10. Koordynowanie spraw informatyki Urzędu oraz zapewnienie bezpieczeństwa informacji w systemie informatycznym.
11. Dbałość o bezawaryjne funkcjonowanie wyposażenia komputerowego i telekomunikacyjnego w Urzędzie oraz jego konserwacja.
12. Wdrażanie oprogramowania sprzętu komputerowego oraz organizowanie jego napraw w serwisach gwarancyjnych i pogwarancyjnych.
13. Realizacja obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie wykazanym dla administratora danych osobowych.
14. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
15. Przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach.
16. Ubezpieczanie wraz z jednostkami organizacyjnymi majątku Gminy.
17. Ubezpieczanie członków OSP i MDP.
18. Organizowanie komunikacji miejskiej (gminnej).
19. Organizowanie wyborów do parlamentu europejskiego, prezydenckich, do sejmu i senatu, sejmików województw, rad powiatów, gmin, burmistrza, organów w sołectwach i osiedlach oraz referendów.
20. Koordynacja współpracy z organizacjami pozarządowymi.
21. Realizacja zadań obronnych wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy.
22. Gromadzenie i udostępnianie w BIP oraz przekazywanie do US oświadczeń majątkowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i pracowników Urzędu wskazanych ustawą.
23. Przygotowywanie planu dochodów i wydatków do projektu budżetu w zakresie prowadzonych zadań Wydziału oraz sprawozdań z realizacji budżetu.
24. Prowadzenie wewnętrznego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy.
Integralną częścią Wydziału Ogólno-Administacyjnego jest Biuro Rady do którego zadań należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:
- współpraca z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowania materiałów pod obrady Rady i jej komisji,
- współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie wypłacania radnym diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowych,
- współpraca z Radcą Prawnym w zakresie właściwego przygotowania projektów uchwał Rady, stanowisk i opinii komisji pod względem merytoryczno-prawnym,
- przygotowywanie i obsługa sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
- sporządzanie i przechowywanie protokołów sesji Rady i komisji,
- prowadzenie zbioru uchwał Rady,
- przekazywanie podjętych uchwał do Wojewody Zachodniopomorskiego, RIO, Wydziału Ogólno-Administracyjnego, właściwym komórkom Urzędu i jednostkom organizacyjnym,
- prowadzenie rejestrów: uchwał Rady, klubów radnych, interpelacji i wniosków radnych, skarg i wniosków ludności,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej danych osobowych radnych w tym gromadzenie i przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym i innych oświadczeń i informacji wymaganych przez przepisy, składanych przez radnych przewodniczącemu,
- przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i komisji,
- udzielanie pomocy i instruktażu radnym w sprawowaniu mandatu radnego,
- organizowanie szkoleń radnych,
- przygotowywanie i przekazywanie do archiwum dokumentacji Rady,
- przygotowywanie projektu wydatków do rocznych budżetów gminy niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Rady, jej komisji i Biura,
- prowadzenie rejestru prawa miejscowego i udostępnianie tych przepisów zainteresowanym,
- informowanie mieszkańców poprzez stronę internetową o terminach kolejnych sesji Rady Miejskiej,
- przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
- prowadzenie rejestru instytucji kultury,
- gromadzenie i udostępnianie w BIP oraz przekazywanie do US oświadczeń majątkowych radnych,
- przekazywanie do BIP-u informacji o podjętych uchwałach i innych informacji związanych z funkcjonowaniem Rady.
aktualizacja: 17.06.2021 r.
|